Eine Beglaubigung Online ist in Deutschland 2026 möglich, aber längst nicht für jedes Dokument. Das gesetzliche Online-Verfahren betrifft vor allem bestimmte Vorgänge im Gesellschafts- und Registerrecht. Wer dagegen einen Grundstückskauf, Ehevertrag oder einen anderen besonders beratungsintensiven Rechtsakt notariell erledigen muss, kommt weiterhin nicht um einen Präsenztermin herum, diе compakt.de berichtet.
Entscheidend ist deshalb die Art des Dokuments. Eine Handelsregisteranmeldung kann vollständig digital vorbereitet und die elektronische Signatur im Videoverfahren notariell beglaubigt werden. Auch Registeranmeldungen für Vereine, Partnerschaftsgesellschaften, Genossenschaften und eingetragene Gesellschaften bürgerlichen Rechts gehören zum digitalen Angebot. Für allgemeine Verwaltungsunterlagen, Zeugnisse oder Kopien gelten dagegen andere Regeln und Zuständigkeiten.
Wer parallel weitere Behördenvorgänge vorbereitet, findet im compakt.de-Ratgeber zu Anträgen und Formularen in Deutschland 2026 einen Überblick zu Zuständigkeiten, Nachweisen und digitalen Anträgen.
Beglaubigung Online 2026: Was rechtlich möglich ist
Nicht jede Beglaubigung ist automatisch digital
Das Beurkundungsgesetz erlaubt notarielle Videokommunikation nur dort, wo ein Gesetz das Online-Verfahren ausdrücklich zulässt. § 40a BeurkG regelt dabei die Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur mittels des Videokommunikationssystems der Bundesnotarkammer.
Das bedeutet praktisch: Ein beliebiges eingescanntes Dokument per E-Mail an einen Notar zu schicken, reicht nicht aus. Auch ein gewöhnlicher Videoanruf über einen frei gewählten Messenger ersetzt das gesetzlich vorgeschriebene Verfahren nicht. Die notarielle Online-Beglaubigung läuft über die hierfür vorgesehene technische Infrastruktur der Bundesnotarkammer.
„Online“ bezeichnet hier nicht lediglich den Kommunikationsweg, sondern ein gesetzlich geregeltes Verfahren mit elektronischer Identifizierung und qualifizierter elektronischer Signatur.
Diese Vorgänge können 2026 digital erledigt werden
Zu den wichtigsten zulässigen Online-Verfahren gehören insbesondere:
- Anmeldungen zum Handelsregister;
- Anmeldungen zum Vereinsregister;
- Anmeldungen zum Partnerschaftsregister;
- Anmeldungen zum Genossenschaftsregister;
- Anmeldungen zum Gesellschaftsregister für die eingetragene GbR;
- Gründung einer GmbH oder UG in den gesetzlich vorgesehenen Fällen;
- Gründungsvollmachten für GmbH oder UG;
- einstimmige Gesellschafterbeschlüsse über Satzungsänderungen einschließlich bestimmter Kapitalmaßnahmen.
Damit richtet sich die notarielle Online-Beglaubigung besonders an Unternehmen, Gründer, Vereine und Personen, die Änderungen in öffentlichen Registern anmelden müssen.
Die Bundesnotarkammer beschreibt das Verfahren ausdrücklich als zusätzliche Möglichkeit. Ein Termin in der Notarkanzlei bleibt auch dann möglich, wenn der betreffende Vorgang digital durchgeführt werden könnte.
Wo eine Online-Beglaubigung nicht ausreicht
Immobilien und Eheverträge bleiben Präsenzfälle
Die digitale Notarplattform ist keine vollständige Online-Version einer deutschen Notarkanzlei. Bestimmte Rechtsgeschäfte hat der Gesetzgeber bewusst vom Videoverfahren ausgenommen.
Dazu gehören insbesondere Grundstückskaufverträge und Eheverträge. Bei solchen Geschäften geht es häufig um hohe Vermögenswerte, langfristige Rechtsfolgen oder unterschiedliche Interessen der Beteiligten. Der persönliche Beurkundungstermin bleibt deshalb vorgeschrieben.
| Vorgang | 2026 online möglich? | Typischer Weg |
|---|---|---|
| Handelsregisteranmeldung | Ja | Videotermin |
| Vereinsregisteranmeldung | Ja | Videotermin |
| Gesellschaftsregister GbR | Ja | Videotermin |
| GmbH-/UG-Gründung | In zugelassenen Fällen | Videobeurkundung |
| Einstimmige Satzungsänderung | In zugelassenen Fällen | Videobeurkundung |
| Grundstückskauf | Nein | Notariat vor Ort |
| Ehevertrag | Nein | Notariat vor Ort |
| Beliebige Papierkopie | Nicht über dieses Verfahren automatisch | Zuständige Stelle prüfen |
Beglaubigte Kopie und Unterschriftsbeglaubigung unterscheiden
Wer Dokumente online beglaubigen möchte, sollte zuerst klären, welche Form überhaupt verlangt wird. Eine beglaubigte Abschrift bestätigt grundsätzlich die Übereinstimmung einer Kopie mit einer Vorlage. Bei der Unterschriftsbeglaubigung steht dagegen die Echtheit beziehungsweise Anerkennung der Unterschrift im Mittelpunkt.
Gerade bei Anträgen für Behörden, Hochschulen, Ausländerbehörden oder ausländische Stellen genügt deshalb die Aussage „Ich brauche eine Beglaubigung“ nicht. In den Anforderungen kann ausdrücklich eine amtlich beglaubigte Kopie, notarielle Beglaubigung, Apostille, Legalisation oder Übersetzung durch einen ermächtigten Übersetzer verlangt werden.
Für migrationsbezogene Dokumente kann zusätzlich der compakt.de-Ratgeber zur Einbürgerung in Deutschland 2026 helfen, typische Nachweise und Verfahrensschritte einzuordnen.
So funktioniert der Online-Notar in Deutschland
Identifizierung ist der entscheidende Schritt
Für den offiziellen Online-Notar Deutschland reicht eine Webcam allein nicht. Die Beteiligten müssen rechtssicher identifiziert werden. Dafür werden elektronische Ausweisdaten verwendet, zusätzlich muss im digitalen Termin die Identität anhand des hinterlegten Lichtbildes festgestellt werden können.
Bei einem aktuellen deutschen Personalausweis oder elektronischen Aufenthaltstitel können die Voraussetzungen besonders einfach sein. Bei älteren Ausweisdokumenten oder bestimmten ausländischen Dokumenten kann zusätzlich ein Reisepass erforderlich werden.
Die Bundesnotarkammer nennt als technische Grundausstattung:
- Smartphone mit NFC-Funktion und Mobilfunkempfang;
- kostenlose Notar-App;
- Computer, Laptop oder geeignetes Tablet mit Kamera und Mikrofon;
- unterstützten Browser;
- stabile Internetverbindung;
- gültiges geeignetes Ausweisdokument;
- aktivierte Online-Ausweisfunktion und erforderliche PIN.
Für Expats und Migranten ist deshalb nicht die deutsche Staatsangehörigkeit entscheidend, sondern ob ein für das Verfahren zugelassenes elektronisches Identitätsdokument verwendet werden kann.
Ablauf in fünf Schritten
Ein typisches Online-Verfahren läuft 2026 folgendermaßen:
- Zulässigen notariellen Vorgang auswählen.
- Nutzerkonto für das offizielle Verfahren erstellen und Identität elektronisch bestätigen.
- Angaben und benötigte Unterlagen für den Vorgang übermitteln.
- Zuständige Notarin oder zuständigen Notar auswählen und Termin abstimmen.
- Videotermin durchführen und die elektronische Urkunde beziehungsweise Erklärung mit qualifizierter elektronischer Signatur bestätigen.
Für andere Verwaltungswege bleibt entscheidend, welches Portal die jeweilige Behörde vorsieht. Bei einem Umzug beispielsweise gelten andere Abläufe; dazu bietet der Beitrag zur Wohnsitzanmeldung in Deutschland 2026 eine separate Orientierung.
Das Bundesjustizministerium weist darauf hin, dass notarielle Online-Verfahren seit dem 1. August 2022 für bestimmte Fälle des Gesellschafts- und Registerrechts vorgesehen sind.
Unterschrift online beglaubigen: Was tatsächlich passiert
Eine elektronische Signatur ersetzt nicht einfach die Handschrift
Beim digitalen Verfahren wird nicht eine fotografierte oder eingescannte Unterschrift beglaubigt. Wer eine Unterschrift online beglaubigen lässt, erkennt im vorgesehenen Videoverfahren eine qualifizierte elektronische Signatur gegenüber der Notarin oder dem Notar an.
Nach der elektronischen Identifizierung kann für das Verfahren ein Signaturzertifikat bereitgestellt werden. Im digitalen Termin wird die Urkunde behandelt, anschließend erfolgt die qualifizierte elektronische Signatur. Nach Angaben des offiziellen Portals wird dafür eine persönliche TAN verwendet, die für den jeweiligen Signaturvorgang bereitgestellt wird.
Das Verfahren verbindet damit drei Elemente: Identitätsprüfung, sichere Videokommunikation und qualifizierte elektronische Signatur.
Ausland und ausländische Dokumente
Auch Personen, die nicht die deutsche Staatsangehörigkeit besitzen, können unter bestimmten Voraussetzungen teilnehmen. Für EU-Bürger kommt beispielsweise eine eID-Karte mit aktivierter Online-Ausweisfunktion infrage. Zusätzlich kann ein gültiger Reisepass für das Auslesen beziehungsweise Prüfen des Lichtbildes benötigt werden.
Drittstaatsangehörige benötigen in vielen Fällen einen elektronischen Aufenthaltstitel mit aktivierter Online-Ausweisfunktion oder ein anderes für das System geeignetes Dokument. Ob ein konkreter ausländischer Pass oder Identitätsnachweis akzeptiert wird, sollte vor der Terminbuchung anhand der aktuellen Dokumentenliste des offiziellen Portals geprüft werden.
Was kostet eine Online-Beglaubigung 2026?
Gesetzliche Notarkosten bleiben bestehen
Die Beglaubigungskosten 2026 bestehen nicht nur aus einer pauschalen Online-Gebühr. Die eigentlichen Notarkosten richten sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz und nach dem jeweiligen Vorgang beziehungsweise Geschäftswert.
Für die Nutzung des Videokommunikationssystems kommt eine zusätzliche Pauschale hinzu. Nach der 2026 geltenden Kostenregelung beträgt sie 8 Euro für die Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur. Bei einem Beurkundungsverfahren beträgt die entsprechende Pauschale 25 Euro. Hinzu kommt Umsatzsteuer, soweit diese anfällt.
| Kostenposition | Betrag |
|---|---|
| Videokommunikationssystem bei Beglaubigung | 8 Euro |
| Videokommunikationssystem bei Beurkundung | 25 Euro |
| Notargebühren | abhängig vom gesetzlichen Gebührentatbestand |
| Umsatzsteuer | gegebenenfalls zusätzlich |
Die 8 oder 25 Euro sind daher nicht der Gesamtpreis des notariellen Vorgangs. Sie sind eine zusätzliche Kostenposition für das Online-Verfahren.
Online bedeutet nicht automatisch billiger
Der wichtigste Vorteil liegt vor allem im Wegfall der Anreise und in der Möglichkeit, einen gesetzlich zugelassenen Vorgang ortsunabhängig abzuwickeln. Die regulären notariellen Gebühren werden nicht zu frei verhandelbaren „Internetpreisen“.
Ein vermeintlich besonders günstiger privater Beglaubigungsdienst sollte deshalb genau geprüft werden. Für notarielle Online-Verfahren in Deutschland gelten formelle Anforderungen; nicht jedes kommerzielle Angebot erfüllt automatisch die Form, die eine Behörde oder ein Register verlangt.
Welche Beglaubigung für Behörden und Anträge nötig ist
Erst die Formanforderung lesen
Viele Missverständnisse entstehen, weil mehrere Begriffe miteinander vermischt werden. Vor einer Beglaubigung sollte deshalb im Schreiben oder Antragsportal genau geprüft werden, welche Form verlangt wird.
Relevant können beispielsweise sein:
- einfache Kopie;
- amtlich beglaubigte Kopie;
- notarielle beglaubigte Abschrift;
- beglaubigte Unterschrift;
- notarielle Beurkundung;
- Apostille;
- Legalisation;
- beglaubigte Übersetzung.
Eine Universität kann für ein Zeugnis andere Anforderungen stellen als das Handelsregister für eine Gesellschaftsanmeldung. Ebenso können deutsche und ausländische Behörden unterschiedliche Nachweise verlangen.
Online-Angebot nicht mit Online-Antrag verwechseln
Ein digitaler Behördenantrag macht eine Beglaubigung nicht automatisch digital. Ein Formular kann online eingereicht werden, während ein dazugehöriger Nachweis weiterhin als beglaubigte Papierkopie verlangt wird.
Umgekehrt kann ein notarieller Vorgang vollständig digital durchgeführt werden, obwohl andere Unterlagen im selben Verwaltungsprozess separat eingereicht werden müssen. Der allgemeine Überblick zu Anträgen in Deutschland 2026 zeigt, warum bei digitalen Verfahren immer Antrag, Identifizierung und Nachweise getrennt betrachtet werden sollten.
FAQ zur Beglaubigung online 2026
Kann jede notarielle Beglaubigung online erfolgen?
Nein. Das Videoverfahren ist auf gesetzlich zugelassene Fälle beschränkt. Besonders relevant sind bestimmte Registeranmeldungen und gesellschaftsrechtliche Vorgänge.
Kann eine Handelsregisteranmeldung online beglaubigt werden?
Ja. Handelsregisteranmeldungen gehören zu den zentralen Anwendungsfällen des notariellen Online-Verfahrens.
Kann ein Grundstückskauf 2026 online beurkundet werden?
Nein. Ein Grundstückskaufvertrag gehört weiterhin zu den Rechtsgeschäften, für die eine Präsenzbeurkundung erforderlich ist.
Brauche ich für die Online-Beglaubigung einen Personalausweis?
Benötigt wird ein für die elektronische Identifizierung geeignetes Dokument. Je nach Staatsangehörigkeit und Ausstellungsdatum können Personalausweis, eID-Karte, elektronischer Aufenthaltstitel und zusätzlich ein Reisepass relevant sein.
Reicht eine eingescannte Unterschrift?
Nein. Im notariellen Videoverfahren geht es um eine qualifizierte elektronische Signatur, die im vorgeschriebenen Verfahren anerkannt wird.
Kostet eine Online-Beglaubigung nur 8 Euro?
Nein. Die 8 Euro sind die Pauschale für die Nutzung des Videokommunikationssystems bei einer Beglaubigung. Die gesetzlichen Notargebühren und gegebenenfalls Umsatzsteuer kommen hinzu.
Wo startet das offizielle Online-Verfahren?
Notarielle Online-Verfahren werden über das offizielle System der Bundesnotarkammer durchgeführt. Dort werden auch Voraussetzungen, Identifizierung, geeignete Ausweisdokumente und der technische Ablauf erläutert.
Was 2026 praktisch zählt
Beglaubigung Online spart vor allem dann einen Termin vor Ort, wenn der konkrete Vorgang zu den gesetzlich zugelassenen Online-Verfahren gehört. Vor dem Start sollten deshalb zuerst die verlangte Beglaubigungsform, anschließend die Zulässigkeit des Videoverfahrens und erst danach Ausweis, Technik und Termin geprüft werden. Bei Behördenunterlagen lohnt es sich zusätzlich, die Formulierung im jeweiligen Antrag genau zu lesen, statt automatisch eine notarielle Beglaubigung zu bestellen.
Dieser Artikel ersetzt keine rechtliche Beratung.
